Características y ejemplos de correspondencia
El Memorándum
Es un documento simplificado de uso muy difundido en organismos de estado y las del sector privado ya que es flexible, practico, breve y directo.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorándum, pero hay instituciones que se delimitan al usar el oficio para su comunicación externa y el memorando para la interna. Este último por ser un documento de vasta utilización, algunas instituciones mandan a imprimir formatos de memorandos para facilitar su redacción.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de la institución.
Este memorando se usa al margen de nivel o jerarquía. Por ejemplo: entre la secretaria y el gerente, entre el director y un profesor de un colegio, etc.
PARTES:
- 1. Lugar y fecha.
- 2. Código.
- 3. Destinatario.
- 4. Asunto.
- 5. Texto.
- 6. Antefirma.
- 7. Firma
- 8. ¨con copia¨
- 9. Pie de página.
Y los siguientes complementarios:
- Membrete.
- Nombre del año.
- Destinator (persona que envía el documento).
- Referencia.
- Sello (obligatorio para los que lo tienen).
- Anexo.
CLASES:
- 1. Memorando simple: se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer realización de actividades o ejecución de tareas en general a un solo destinatario.
- 2. Memorando múltiple: se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier otra información en forma simultánea a varios destinatarios.
La Carta
Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
Se difunde en:
Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o privadas.
PARTES:
- 1. Membrete.
- 2. Lugar y fecha.
- 3. Código.
- 4. Destinatario.
- 5. Asunto.
- 6. Texto.
- 7. Antefirma.
- 8. Firma y posfirma (sello si hubiera).
- 9. ¨con copia¨.
- 10. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
- Nombre del año.
- La línea de atención.
- Referencia.
- Vocativo.
- Anexo.
CLASES:
- 1. Por el número de destinatarios:
- Carta simple: solo tienen un destinatario
- Carta circular: tienen más de un destinatario.
- 2. Por el tema que tratan:
- Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e instituciones.
Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios.
El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).
El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio.
El informe
CONCEPTO:
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha realizado su comisión.
ÁREA DE DIFUSIÓN:
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
PARTES:
El informe posee las siguientes partes:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y posfirma
9. pie pagina.
El oficio
La circular
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de estas.
Características que debe reunir una circular
- Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
- Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
- Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
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